如何使用 ChatGPT 整理會議紀錄

在現代職場中，會議紀錄幾乎是每場會議後的必備功課。正確清楚的會議紀錄不僅能幫助大家回顧討論的重點，還能確保後續的行動計畫順利進行。然而，寫會議紀錄這件事，對許多人來說既繁瑣又容易出錯。幸好，現在有了像 ChatGPT 這樣的工具，讓我們可以輕鬆提升效率，讓會議紀錄變得又快又準。今天，就來跟大家分享怎麼用 ChatGPT 整理會議紀錄。

1. 為什麼選擇 ChatGPT？

也許你會想，為什麼不就自己寫會議紀錄呢？其實，傳統的手動紀錄方式不僱時，還容易遺漏重要資訊。用 ChatGPT 整理會議紀錄的好處很多：

• 效率高：你只要把會議資料交給 ChatGPT，它會很快幫你整理出一份結構清晰的紀錄。
• 避免遺漏：有時候會議中的細節容易被忽略，但 ChatGPT 能夠自動抓取重點，避免任何重要決策或討論被漏掉。
• 方便重複使用：一旦格式固定，日後的會議紀錄可以很快套用，讓你省下不少時間。

2. 會議資料準備

使用 ChatGPT 整理會議紀錄前，首先得準備好會議資料。這些資料可以是：

• 會議錄音：如果會議有錄音，可以將錄音轉成文字，再交給 ChatGPT。
• 會議筆記：如果有人工記錄的會議筆記，直接將內容複製貼上即可。

3. 如何讓 ChatGPT 幫你整理會議紀錄

3.1 提供會議資料

首先，你要準備好會議的資料，無論是錄音文字稿還是筆記。資料提供給 ChatGPT 時，越清楚、簡潔越好。最好包含：

• 會議的主題
• 會議的時間和參加者
• 主要討論內容
• 重要的決策和後續行動

3.2 給 ChatGPT 明確指示

一旦資料準備好，就可以告訴 ChatGPT 你希望它怎麼處理。比如：

• "請根據下面的會議資料，整理成一份會議紀錄，請列出討論重點、決策、負責人以及後續行動。"
• "幫我從以下內容中整理出每個議題的重點，並標註出負責人和時間表。"

3.3 校對並微調

雖然 ChatGPT 很聰明，但最後你還是需要自己檢查一遍整理出來的紀錄。確保沒有遺漏重要資訊，並且所有細節都準確無誤。

使用 ChatGPT 整理會議紀錄不僅能幫助你提高效率，還能減少錯漏的機會。透過簡單的步驟，你可以輕鬆地把會議內容轉化為清晰有條理的紀錄。只要提供清楚的資料，給 ChatGPT 明確的指示，它就能幫助你快速整理出高品質的會議紀錄，讓你專注於更重要的工作。